Từ ChatGPT đến AI Trợ lý: Làm thế nào để AI thực sự làm việc cùng bạn?
Trong vài năm gần đây, AI (trí tuệ nhân tạo) đã trở nên quen thuộc với rất nhiều người. ChatGPT, Gemini, Claude và nhiều công cụ AI khác đang được sử dụng để viết văn bản, tìm kiếm thông tin, dịch thuật, làm Excel, tạo hình ảnh và hỗ trợ nhiều công việc hàng ngày.
Tuy nhiên, phần lớn người dùng hiện nay vẫn đang sử dụng AI theo một cách khá đơn giản:
Có câu hỏi → mở ChatGPT → nhập câu hỏi → nhận câu trả lời.
Cách sử dụng này rất hữu ích, nhưng đó mới chỉ là bước đầu.
AI hiện nay có thể tiến xa hơn: thay vì chỉ hỏi AI, chúng ta có thể giao việc cho AI.
AI không chỉ để hỏi và trả lời
Hãy thử hình dung một công việc quen thuộc.
Mỗi ngày bạn nhận rất nhiều thông tin từ email, tin nhắn hoặc tài liệu. Bạn phải đọc, tìm những nội dung quan trọng, tổng hợp lại rồi viết báo cáo.
Nếu sử dụng AI theo cách thông thường, bạn có thể đưa từng nội dung vào ChatGPT và yêu cầu AI tóm tắt.
Nhưng một cách tiếp cận khác là xây dựng một AI trợ lý để hỗ trợ cả quy trình.
Ví dụ:
Thông tin → AI đọc → AI phân tích → AI tổng hợp → AI tạo báo cáo → Bạn kiểm tra
Thay vì phải hướng dẫn AI từng bước mỗi lần, quy trình có thể được xây dựng để AI thực hiện các bước cần thiết một cách nhất quán.
Đây chính là sự khác biệt giữa việc “sử dụng AI” và “đưa AI vào công việc”.
AI Trợ lý là gì?
Hiểu một cách đơn giản, AI Trợ lý (AI Assistant) là một hệ thống AI được thiết lập để hỗ trợ một nhóm công việc cụ thể.
Ví dụ:
Trợ lý đọc và tóm tắt tài liệu.
Trợ lý hỗ trợ viết email.
Trợ lý phân tích dữ liệu Excel.
Trợ lý tìm kiếm thông tin.
Trợ lý hỗ trợ chăm sóc khách hàng.
Trợ lý tạo nội dung.
Trợ lý tổng hợp báo cáo.
Trợ lý tìm kiếm thông tin trong tài liệu nội bộ của doanh nghiệp.
AI Trợ lý không nhất thiết phải là một hệ thống phức tạp.
Nó có thể bắt đầu từ một công việc rất nhỏ nhưng được thực hiện thường xuyên.
Ví dụ, nếu mỗi ngày bạn mất 30 phút để tổng hợp một báo cáo, đây có thể là một công việc phù hợp để bắt đầu tìm hiểu xem AI có thể hỗ trợ được bao nhiêu phần.
AI Agent là gì?
Một bước phát triển cao hơn là AI Agent.
Nếu ChatGPT thông thường chủ yếu hoạt động theo kiểu:
Bạn hỏi → AI trả lời
thì AI Agent có thể được thiết kế theo hướng:
Bạn giao nhiệm vụ → AI phân tích → AI thực hiện các bước cần thiết → AI trả kết quả
Ví dụ, thay vì yêu cầu AI viết một bài quảng cáo từng lần, bạn có thể xây dựng một quy trình để AI:
Nhận thông tin sản phẩm.
Phân tích đối tượng khách hàng.
Đề xuất ý tưởng.
Viết nội dung.
Kiểm tra lại nội dung.
Chuẩn bị phiên bản phù hợp cho từng kênh.
Tùy vào yêu cầu và hệ thống được triển khai, AI Agent còn có thể được kết nối với các công cụ khác để thực hiện thêm các bước trong quy trình.
Điều quan trọng là không phải công việc nào cũng cần AI Agent.
Trước tiên cần xác định công việc có phù hợp để AI hỗ trợ hay không.
Những công việc nào có thể sử dụng AI?
AI có thể hỗ trợ rất nhiều công việc khác nhau.
Đối với nhân viên văn phòng
AI có thể hỗ trợ:
Viết và chỉnh sửa văn bản.
Soạn email.
Tóm tắt tài liệu.
Chuẩn bị báo cáo.
Dịch tài liệu.
Tìm kiếm thông tin.
Hỗ trợ Excel.
Phân tích dữ liệu.
Đối với kinh doanh
AI có thể hỗ trợ:
Tìm kiếm và tổng hợp thông tin khách hàng.
Viết nội dung bán hàng.
Soạn tin nhắn.
Chuẩn bị email.
Phân tích sản phẩm.
Hỗ trợ chăm sóc khách hàng.
Đối với marketing
AI có thể hỗ trợ:
Lên ý tưởng nội dung.
Viết bài Facebook.
Viết nội dung website.
Viết quảng cáo.
Phân tích khách hàng.
Tạo hình ảnh.
Xây dựng kế hoạch nội dung.
Đối với doanh nghiệp
AI có thể được sử dụng để:
Tìm kiếm thông tin trong tài liệu nội bộ.
Hỗ trợ nhân viên trả lời câu hỏi.
Tổng hợp báo cáo.
Phân tích dữ liệu.
Hỗ trợ chăm sóc khách hàng.
Tự động hóa những công việc lặp lại.
Kết nối nhiều công cụ thành một quy trình làm việc.
Không cần phải là người giỏi công nghệ
Một trong những hiểu lầm phổ biến là muốn sử dụng AI hiệu quả thì phải hiểu rất sâu về công nghệ.
Thực tế không nhất thiết như vậy.
Điều quan trọng đầu tiên là hiểu:
Bạn đang mất nhiều thời gian cho công việc gì?
Sau đó mới đặt câu hỏi:
AI có thể hỗ trợ công việc này như thế nào?
Từ đó có thể lựa chọn cách triển khai phù hợp.
Có công việc chỉ cần sử dụng ChatGPT.
Có công việc cần xây dựng AI Trợ lý.
Có công việc phù hợp với AI Agent.
Và cũng có những công việc nên kết hợp AI với các công cụ tự động hóa khác.
Việt Tiến IT giúp bạn đưa AI vào công việc như thế nào?
Việt Tiến IT không chỉ hướng dẫn khách hàng cách sử dụng ChatGPT.
Chúng tôi tập trung vào việc tìm ra cách AI có thể hỗ trợ công việc thực tế.
Quy trình có thể bắt đầu rất đơn giản:
1. Tìm hiểu công việc
Xác định khách hàng đang làm gì và công việc nào đang mất nhiều thời gian.
2. Tìm cơ hội sử dụng AI
Phân tích những bước mà AI có thể hỗ trợ.
3. Hướng dẫn sử dụng
Giúp khách hàng sử dụng các công cụ AI phù hợp với công việc.
4. Xây dựng AI Trợ lý
Với những công việc phù hợp, Việt Tiến IT có thể xây dựng trợ lý AI riêng.
5. Tự động hóa
Nếu cần thiết, AI có thể được kết nối với các công cụ và hệ thống khác để giảm những thao tác thủ công.
Bắt đầu từ một công việc nhỏ
Không cần phải xây dựng một hệ thống AI lớn ngay từ đầu.
Bạn có thể bắt đầu bằng một câu hỏi rất đơn giản:
“Công việc nào tôi đang làm mỗi ngày mà AI có thể giúp tôi giảm thời gian?”
Ví dụ:
Nếu bạn mất 1 giờ mỗi ngày để tổng hợp báo cáo, hãy bắt đầu từ báo cáo.
Nếu bạn phải trả lời hàng chục câu hỏi giống nhau của khách hàng, hãy bắt đầu từ việc chăm sóc khách hàng.
Nếu bạn thường xuyên phải đọc và tìm thông tin trong nhiều tài liệu, hãy bắt đầu từ tài liệu.
Nếu bạn phải làm những thao tác giống nhau trên Excel mỗi ngày, hãy bắt đầu từ Excel.
Khi một công việc được cải thiện, có thể tiếp tục mở rộng sang những công việc khác.
Từ “biết dùng AI” đến “giao việc cho AI”
AI đang thay đổi cách chúng ta làm việc.
Giai đoạn đầu là:
Biết AI là gì.
Sau đó:
Biết sử dụng ChatGPT và các công cụ AI.
Tiếp theo:
Biết giao việc cho AI.
Và cao hơn:
Xây dựng AI Trợ lý và AI Agent để hỗ trợ hoặc tự động hóa một phần công việc.
Đó cũng là hướng mà Việt Tiến IT muốn đồng hành cùng khách hàng.
Không chỉ giúp bạn biết về AI, mà giúp bạn tìm ra AI có thể làm gì cho chính công việc của bạn.
Việt Tiến IT – Đưa AI vào công việc thực tế
Việt Tiến IT cung cấp dịch vụ hướng dẫn sử dụng AI, xây dựng AI Trợ lý, AI Agent và tự động hóa công việc cho cá nhân, người kinh doanh và doanh nghiệp.
Bạn không cần phải hiểu sâu về AI.
Hãy bắt đầu bằng việc cho chúng tôi biết:
“Bạn đang làm công việc gì và công việc nào đang khiến bạn mất nhiều thời gian?”
Từ đó, Việt Tiến IT sẽ cùng bạn tìm hiểu xem AI có thể hỗ trợ được đến đâu.
Từ hỏi AI → giao việc cho AI → có AI làm việc cùng bạn.
